皆さんこんにちは。Citrixセールスエンジニアリング本部の片海 健太郎です。今回はCitrix Content Collaborationの機能のひとつであるワークフローについてご紹介をさせていただきます。

Citrix Workspaceは、各工程でワークフローを統合できるという点が特徴的です。承認や重要な通知など、構造化された作業は、Citrix Workspaceに表示され、迅速に対応できます。

これまでに見た主要なユースケースの1つは、オンラインファイルへのセキュアなアクセスを提供し、データ共有を簡素化することによる、契約承認プロセスの高速化でした。これは、Citrix Workspaceエクスペリエンスに直接組み込まれたCitrix RightSignatureとCitrix Content Collaborationの機能を介して行われています。統合デジタルワークスペースの一部として提供されるため、どこからでもドキュメントやデータに接続して、アクセスを制限することなくドキュメントのセキュリティを確保できます。同時に、セキュリティ、管理性、コンプライアンスに関する組織の要件を満たすことができます。

では実際にコラボレーティブワークフローのデジタル化手順を見ていきましょう。

商業建築業のABC社は、新規プロジェクトのために下請業者を採用しようとしています。流動的な部分やファイルのやりとりがたくさんある大仕事です。ABC社従業員のジョーさんは、両当事者による署名が必要な下請契約書を作成しました。ジョーさんがCitrix Workspaceで行った方法は次のとおりです。

ステップ1：法的拘束力のある文書署名で契約を締結する

ジョーさんはCitrix Workspace内で文書を選択し、署名のために送信することを選び、署名プロセスを開始します。

必要な署名者の名前とメールアドレスを追加します。既存のテンプレートを使用することも、数回のクリックで契約書にテキストフィールドを追加することも可能です。その後、事前に保存しておいた自分の署名で契約書にカウンターサイン（副署）します。

契約書を送信する前に、有効期限の追加、パスコードのオプション、署名者の順序付けなどの主要項目をカスタマイズできます。

契約書の準備ができたら、文書をABC社従業員のマイクさんと下請業者に送信します。社内の従業員にはCitrix Workspaceの通知フィードとメールで通知されます。社外の従業員はメールで通知を受け取ります。

ステップ2：ファイルをセキュアに回収する

契約が締結されたら、次はプロジェクトに関連する計画とドキュメントの共有です。ABC社は、最初に下請け業者からいくつかのファイルを入手する必要があります。これには2つの方法 – 面倒な方法とジョーさん方式（別名シトリックス方式！） – があります。では、ワークフローを続けましょう。

ジョーさんはCitrix Workspaceから、下請業者のカスタムブランドの双方向ファイル共有ポータルへのリンクをマイクさんに送信します。

マイクさんは、Citrix Content Collaborationを使用して、セキュアにファイルを建築業者のワークスペースに直接アップロードできます。

次に、ABC社は大量の機密文書を下請業者に渡す必要がありますが、その手段としてメールが不適格であることは明白です。（メールが戻ってきてしまう、セキュリティ上の懸念がある、メールを紛失する、などです。ユーザーエクスペリエンスは決して良くありません）

代わりに、ジョーさんはCitrix Files for Outlookプラグインを使用して、すべてのファイルを単一のWebリンクとして送信します。この双方向ファイル共有機能により、パートナーとクライアントはプロジェクトに必要なすべてのものにアクセスできます。

ステップ3：フィードバックとレビューの時間をスピードアップする

他の関係者が文書のレビューを行い、いくつかの課題を見つけました。ワークフロー機能を使用すると、ABC社と下請業者はフィードバックを同時に処理し、外出中でもメモを追加したり、変更についてコメントしたりできます。

Citrix Content Collaborationでは、文書に対して作業を行っているユーザーを表示することで、関係者がリアルタイムで進行状況を監視できます。

下請業者がフィードバックを完了すると、ジョーさんにメールで通知され、次のステップをただちに開始できるようになります。フィードバックが組み込まれた最終文書は承認のためにプロジェクトの関係者に送信されます。

ステップ4：すべてがセキュアに共有されていることを確認する

下請計画がまとまったので、次は、リストを準備してサプライヤーから相見積もりを取ります。これらの文書には、ABC社のコスト構造や購買力などの機密情報が含まれています。ご存じのとおり、ジョーさんは賢明なので、機密データを危険にさらすことはありません。

ジョーさんは情報権利管理機能を使用して文書に透かしを入れます。この機能は不正なドキュメント共有を防ぎます。

さらに、ABC社は日付印を設定し、下請業者のアクセスをプロジェクト期間のみに制限します。ABC社は、2社が相互契約に合意した後で、機密性の高い文書を保護するためにダウンロード制限を追加することもできます。

さあ、仕事に取り掛かりましょう。幸いなことに、Citrix Workspaceの高速デジタル処理により、チームのスケジュールは数日前倒しになっており、すべての決定と文書の完全に監査可能な証跡が提供されます。

エクスペリエンスの向上

Citrix WorkspaceのCitrix Content Collaborationを使用して、アイデアやドキュメントの共有、作業の迅速な追跡、貴社とお客様にとっての価値創出を開始しましょう。

今回はワークフローの一例を示したにすぎませんが、無限の可能性とワークフローを解き放つ多くの機能があります。シトリックスとのコラボレーションにより、従業員の生産性を妨げる複雑で面倒なワークフローを簡素化できます。

以下のビデオで実際のプロセスの全貌をご覧になり、Citrix Workspace、Citrix Content Collaboration、Citrix RightSignatureの詳細をご確認ください。

※本ブログ記事はVikas Hiremathによる英文プログ https://citrixblogs.wpengine.com/2021/06/01/citrix-content-collaboration-how-to-streamline-contract-workflows/ を日本語化・補足したものです。