皆さんこんにちは。Citrixセールスエンジニアリング本部の片海 健太郎です。今回はCitrix Content Collaborationの承認ワークフローについてご紹介をさせていただきます。
フィードバック、承認、決裁署名が必要な膨大な量のドキュメントは、フラストレーションの元になります。マッキンゼー・グローバル・インスティテュートの調査によると、タスク完了のために内部情報を検索したり同僚を探し出したりするのに費やされる時間は、1週間の労働時間の約20%に上ります。
Citrix Workspace内では、１箇所からドキュメントの保管、電子署名、コラボレーションが行えます。電子署名機能の統合により、Citrix RightSignature（法的拘束力のある業界標準に準拠した署名）とCitrix Content Collaborationを連携させ、エンタープライズグレードのドキュメントセキュリティとワークフローを実現できます。
本稿では、法的拘束力のある電子署名など、ドキュメント承認ワークフローを改善する5つの方法を皆様に共有したいと思います。シトリックスがCitrix Content Collaborationの電子署名機能を使用してリモート採用プロセスをどのように合理化したか、その例を見ていきましょう。今回のユースケースでは、人事マネージャーのリサが採用マネージャーと協力して作業範囲記述書の契約書を作成しています。
1）コラボレーションアプリケーションへのセキュアなアクセス
電子署名はドキュメント承認の最終ステップかもしれませんが、そのプロセスを開始するにはドキュメント自体が必要です。簡単なタスクでも、Microsoft 365への別のログインクレデンシャルを覚えておかなければなりません。Citrix Workspace内では、シングルサインオンによってチームは接続済みです。アイコンをクリックするだけで、Microsoft Wordを起動し、リアルタイムで共同作業を行うことができます。機密データはCitrix Analyticsを介して追跡され、セキュアなブラウザからアクセスされるため、IT管理者も安心です。リサは、OneDrive for Businessへのセキュアな接続により、Citrix Workspaceのユーザーインターフェイス内でファイルを追跡します。次の画像は、Citrix Workspace内で署名を直接共有、編集、または送信するためのオプションを示しています。
2）承認の簡素化
文案の作成が完了したら、上司の承認が必要です。プロジェクトはコラボレーション段階を過ぎているため、リサは完成したドキュメントの決裁署名を求めています。複数のコメントや矛盾する方向性のメールの連鎖を何度経験すればいいのでしょうか。リサは、状況を追跡する必要のあるレビュー中のプロジェクトも複数抱えています。次のスクリーンショットに示すように、リサはCitrix Content Collaborationのフィードバック/承認ワークフローを使用して、ドキュメント内で直接、最終的な承認とコメントを収集します。このフォーマットで起草することにより、関係する項目にコメントを付けることができます。決裁署名はドキュメント上で直接追跡されるので、メールの中に埋もれることはありません。国際的な廃棄物処理リサイクル企業のデジタルワークフローへの切り替え促進の事例にフィードバック/承認機能が果たした役割をご覧ください。
3）電子署名の統合
採用マネージャーは、電子署名用の最終的なドキュメントを準備します。Citrix Workspace内のファイルから直接起草したので、フィールドをカスタマイズしたり、自動リマインダーを設定したり、内部署名者と外部署名者の両方を割り当てることができます。リマインダーメールの上限を6に増やし、毎日のリマインダーを送信するオプションを追加しています。メールを受信した新入社員は、簡単な手順に従って入力を行い、ドキュメントに署名することができます。これまで、受信者が長文の契約書に署名する場合には、どこまで進んだかを見失ったり、一気に契約を完了することを余儀なくされたりする可能性がありました。今では、途中までを保存して中断したところから再開するオプションがあります。
署名が完了すると、同意書は順次、署名のために人事マネージャーへと受け渡されます。リサはメールとWorkspaceのフィードによって通知を受け取ります。従業員と人事マネージャー双方がドキュメントに署名すると、署名済みのコピーは、SHA-1チェックサム、タイムスタンプ、IPアドレス、監査ログに代表される詳細な認証情報を含む署名証明書とともに、Workspaceにアーカイブされます。
新たに利用できるようになった新機能の1つは、複数の人が1つのドキュメントに署名できる、一括送信機能です。リサは、別のプロジェクトで、更新された機密保持契約（NDA）を組織内のすべての部門に配布するために、この機能を使用しています。署名者のリストをcsvファイルでアップロードするだけで、自動リマインダーや報告などを1名以上の個別ユーザーに配布できます。
4）拡張可能な統合フレームワークの活用
ユーザーがコンテキストを切り替えることなく、ビジネスプロセスをアプリケーション内で直接完結させられるため、生産性が向上します。Citrix Workspaceの電子署名機能は、豊富なパブリックAPIを使用して、基幹業務アプリケーションに統合されます。リサはこれを活用して、自分の人事ポータルソフトウェア内だけで、健康保険同意書への署名要請を行っています。
5）ワークフローの自動化
ドキュメント署名前後のビジネスプロセスのワークフローを構成します。シトリックスのワークフローオートメーションにより、主要なタスクを自動化し、Citrix Podioからトリガーされる電子署名を含む、時間的制約のある重要なアクションのトリガーを設定できます。リサは、手作業によるオンボーディングプロセスの開始に頼らずに済むようになりました。Citrix Podioで候補者のステータスが「採用」に変わると、オファーレターが自動的に生成されて共有され、候補者に署名を求めます。
実際のCitrix Content CollaborationとRightSignatureをご覧ください
従業員のドキュメント所有者と外部クライアントが共に、ドキュメントの紛失を心配することなく、法的拘束力のある電子署名を迅速に回収する方法をご覧ください。
※本ブログ記事は Laura Kaminski による英文プログ https://citrixblogs.wpengine.com/2021/02/10/5-ways-to-improve-approval-workflows-with-citrix-content-collaboration/ を日本語化・補足したものです。
